Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung
für unsere Abteilung 2 – Bau, Wohnen, Umwelt und Kreisentwicklung
in Vollzeit mit 39 Wochenstunden oder auch zwei Teilzeitkräfte, wobei eine Anwesenheit am Vor- und Nachmittag sichergestellt sein muss.
Als Assistenz unserer Abteilungsleitung 2T sind Sie die erste Ansprechperson - intern wie extern. Sie koordinieren, organisieren und behalten auch dann den Überblick, wenn es mal hektisch wird.
IHRE AUFGABEN
Unterstützung der Abteilungsleitung bei sämtlichen operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben insbesondere:
- Organisation des Vorzimmers, Terminmanagement und Telefondienst
- Selbständige Betreuung der elektronischen Postfächer einschließlich Postverteilung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Organisation von Veranstaltungen
- Eigenständige Bearbeitung von Anfragen interner und externer Akteure (z. B. Büro Landrat, Öffentlichkeitsarbeit, Bürger, Kommunalpolitik, Gerichte, vorgesetzte Dienstbehörden)
- Pressemonitoring, Beschaffungswesen und Bearbeitung aller Kostenvorgänge
- Berechnen und Überwachung gesetzlicher und gerichtlicher Fristen
- Erstellen von Präsentationen und Flyern (digital und print) sowie Betreuung des Internetauftritts
- Schriftverkehr, Aktenführung und allgemeine Korrespondenz- und Verwaltungsaufgaben
- Anlage und Überwachung von Beschlussvorlagen der Abteilung
IHR PROFIL
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte idealerweise mit Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung (z.B. Büromanagement, Assistenz)
- Organisationstalent mit hoher Einsatzbereitschaft
- Diskretion, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke
- Souveränes Auftreten und sicherer Umgang auch mit schwierigen Gesprächspartnern sowie hohe Belastbarkeit
- hohe Auffassungsgabe sowie selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Sie können im Regelfall bis 16:00 Uhr arbeiten
- fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen und die Bereitschaft, sich in neue IuK-Systeme einzuarbeiten
UNSER ANGEBOT
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TVöD VKA
- Jahressonderzahlungen lt. Tabelle
- Zahlung der Großraum- und (optional) Kinderzulage
- 30 Tage Urlaub
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
WIR BIETEN ZUSÄTZLICH
- außerdem bieten wir umfangreiche Sozialleistungen wie eigene Kinderferienbetreuung, Homeoffice, wo möglich, Betriebssport, ÖPNV-Zuschuss, Betriebsrente
Nur im Haupthaus: eigene Kantine, Parkhaus mit kostenloser E-Ladesäule
Wir legen Wert auf Chancengleichheit und Inklusion. Schwerbehinderte Personen und ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).
Ihr Ansprechpartner im Fachbereich:
Frau Volk, Tel. 08141/519-5612
Frau Ebermann
Tel . 08141/519-7077
E-Mail: bewerbungen@lra-ffb.de
